Slovníček pojmů

Archiv – zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Archiv není totožný se spisovnou. Pro účely výkonu spisové služby na UJEP se archivem rozumí instituce řízená ministerstvem vnitra, která pečuje o archiválie původců, provádí u nich kontrolu výkonu spisové služby a metodicky je vede (např. Státní oblastní archiv v Litoměřicích).

Archiválie – dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiválií mohou být i hmotné předměty, vybrané archivem podle výše zmíněných kritérií.

Autorizovaná konverze – úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu digitálního způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze. Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl.

Část dokumentu – Dokument v analogové podobě je tvořen částmi dokumentu (například průvodní dopis, přílohy, případně obálka doručeného dokumentu).

Číslo jednací – jeden z unikátních identifikátorů dokumentu evidovaného v základní evidenční pomůcce (eSSL GINIS). Skládá se ze zkratky původce, kalendářního roku a pořadového čísla dokumentu v daném roce.

Datová schránka – Datová schránka je elektronické uložiště sloužící k dodávání dokumentů a fungující s maximální mírou ochrany, s ověřením totožnosti vlastníka schránky.

Datová zpráva – elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci (např. email, datová schránka) a uchovávat na záznamových médiích používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou.

Dokument – každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena UJEP nebo byla UJEP doručena.

Elektronické časové razítko – data v elektronické podobě, která spojují jiná data v elektronické podobě s určitým okamžikem a prokazují, že tato jiná data existovala v daném okamžiku.

Elektronická pečeť – data v elektronické podobě, která jsou připojena k digitálním dokumentům s cílem zaručit jejich původ a integritu.

Elektronický podpis – data v elektronické podobě, která jsou připojena k digitálnímu dokumentu, a která podepisující osoba používá k podepsání.

Elektronický systém spisové služby („eSSL“) – systém sloužící k evidenci činností souvisejících s výkonem spisové služby, který umožňuje evidenci, správu, vyřizování, ukládání a vyřazování dokumentů, který musí splňovat státem dané požadavky na tento typ systémů. eSSL je základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v elektronické podobě. eSSL využívaným na UJEP je GINIS od GORDIC spol. s r.o..

Komponenta – velmi zjednodušeně se jedná o soubor. Každý dokument se může skládat z více komponent.

Kvalifikovaná elektronická pečeť – elektronická pečeť, která je vytvořena pomocí kvalifikovaného prostředku pro vytváření elektronických pečetí a která je založena na kvalifikovaném certifikátu pro elektronickou pečeť. Není spjata s konkrétní fyzickou osobou.

Kvalifikovaný elektronický podpis – elektronický podpis, který je vytvořen kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů a je založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy.

Identifikátor datové schránky (ID DS) – označení (adresa) datové schránky, slouží k jednoznačné identifikaci datové schránky; není zaměnitelný s jiným identifikátorem využívaným orgány veřejné moci.

Informační systém datových schránek (dále jen „ISDS“) – je informační systém, který slouží pro doručování dokumentů úředního charakteru elektronickou formou mezi datovými schránkami.

Jednoznačný identifikátor – označení dokumentu, které zajišťuje jeho nezaměnitelnost. Jednoznačným identifikátorem může být např. č. j. nebo „PID“ (unikátní identifikátor, který je v eSSL GINIS přidělován dokumentům i jiným entitám).

Jmenný rejstřík – samostatná funkční část evidenční pomůcky určená pro zpracování údajů o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidenční pomůcce a jiných osobách, jichž se evidované dokumenty týkají.

Metadata – data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a spisů a jejich správu v průběhu času, tj. soubor informací o dokumentu, pořizovaný zčásti manuálně (účastníky spisové služby), zčásti elektronickým systémem spisové služby.

Podatelna – pracoviště, které zajišťuje příjem a prvotní evidenci. Centrální podatelna je umístěna na rektorátu UJEP a zajišťuje také předávání dokumentů na jednotlivé součásti UJEP a vypravování zásilek (tzn. funguje také jako výpravna).

Příruční registratura – místo, které slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro provozní činnost zaměstnanců. Dokumenty jsou zde uloženy zpravidla po dobu 1 až 2 let od jejich vzniku nebo vyřízení.

Samostatná evidence dokumentů (dále jen „SED“) – informační systém spravující dokumenty paralelně mimo eSSL. Dokumenty v samostatné evidenci dokumentů se označují evidenčním číslem. Samostatná evidence dokumentů může být vedena v elektronické i listinné podobě. Na dokumenty a spisy v těchto evidencích se také vztahují zásady výkonu spisové služby.

SIP balíček („Submission Information Package“) – Informační balíček určený mj. k přenosu metadat a digitálních dokumentů do Národního digitálního archivu během elektronické skartace.

Skartační lhůta – počet let, během nichž musí být dokument uložen na UJEP. Skartační lhůta počíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku po spouštěcí události.

Skartační režim – systém stanovený spisovým a skartačním plánem, který vymezuje dokumentům skartační lhůtu (včetně spouštěcí události) a určuje jejich skartační znak.

Skartační řízení – postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jsou nadále nepotřebné pro činnost UJEP, a razítka vyřazená z evidence. Bez řádného skartačního řízení není možné dokumenty nebo spisy skartovat.

Skartační znak – označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení. Při výběru dokumentů v rámci skartačního řízení není skartační znak pro provádějící archiv závazný. Skartační znaky pro jednotlivé dokumenty stanovuje spisový a skartační plán:

Skartační znak „A“ označuje dokument nebo spis trvalé hodnoty (archiválie), který je po uplynutí skartační lhůty navržen k uložení do archivu;

Skartační znak „S“ označuje dokument nebo spis bez trvalé hodnoty, který je po uplynutí skartační lhůty navržen ke zničení;

Spis – uspořádaný soubor dokumentů, vzniklých při jednání o jedné věci nebo vztahující se k jedné věci, navzájem spolu věcně i evidenčně souvisejících.

Spisovna – místo k ukládání, vyhledávání a předkládání dokumentů a k provádění skartačního řízení.

Spisový a skartační plán – Spisovým a skartačním plánem se rozumí souhrn věcných skupin a součástí typového spisu platných v časovém období (časový řez), doplněný o skartační režimy. Spisový a skartační plán je přílohou Spisového řádu.

Spisový uzel – místo, na kterém pověřený pracovník zajišťuje spisovou službu pro příslušnou organizační jednotku, případně skupinu organizačních jednotek v celé šíři činností a s pomocí eSSL.

Spisový znak – označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejího budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.

Spouštěcí událost – okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty. Není-li ve spisovém a skartačním plánu stanoveno jinak, je spouštěcí událostí vyřízení a uzavření spisu.

Stejnopis - jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě, pokud autentizační prvky k nim připojila tatáž osoba.

Výkon spisové služby – zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti UJEP, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.