Slovníček pojmů

Archiv

Zařízení, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně. Archiv není totožný se spisovnou. Pro účely výkonu spisové služby na UJEP se archivem rozumí instituce řízená ministerstvem vnitra, která pečuje o archiválie původců, provádí u nich kontrolu výkonu spisové služby a metodicky je vede (např. Státní oblastní archiv v Litoměřicích).

Archiválie

Dokument, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, původu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií; archiválií mohou být i hmotné předměty, vybrané archivem podle výše zmíněných kritérií.

Autorizovaná konverze

Úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu digitálního způsobem zajišťujícím shodu obsahu těchto dokumentů a připojení doložky o provedení konverze. Dokument, který provedením konverze vznikl, má stejné právní účinky jako dokument, jehož převedením výstup vznikl.

Část dokumentu

Dokument v analogové podobě je tvořen částmi dokumentu (například průvodní dopis, přílohy, případně obálka doručeného dokumentu).

Číslo jednací

Jeden z unikátních identifikátorů dokumentu evidovaného v základní evidenční pomůcce (eSSL GINIS). Skládá se ze zkratky původce, kalendářního roku a pořadového čísla dokumentu v daném roce.

Datová schránka

Datová schránka je elektronické uložiště sloužící k dodávání dokumentů a fungující s maximální mírou ochrany, s ověřením totožnosti vlastníka schránky.

Datová zpráva

Elektronická data, která lze přenášet prostředky pro elektronickou komunikaci (např. email, datová schránka) a uchovávat na záznamových médiích používaných při zpracování a přenosu dat elektronickou formou.

Dokument

Každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena UJEP nebo byla UJEP doručena.

Elektronické časové razítko

Data v elektronické podobě, která spojují jiná data v elektronické podobě s určitým okamžikem a prokazují, že tato jiná data existovala v daném okamžiku.

Elektronická pečeť

Data v elektronické podobě, která jsou připojena k digitálním dokumentům s cílem zaručit jejich původ a integritu.

Elektronický podpis

Data v elektronické podobě, která jsou připojena k digitálnímu dokumentu, a která podepisující osoba používá k podepsání.

Elektronický systém spisové služby („eSSL“)

Systém sloužící k evidenci činností souvisejících s výkonem spisové služby, který umožňuje evidenci, správu, vyřizování, ukládání a vyřazování dokumentů, který musí splňovat státem dané požadavky na tento typ systémů. eSSL je základní evidenční pomůckou pro vedení spisové služby v elektronické podobě. eSSL využívaným na UJEP je GINIS od GORDIC spol. s r.o..

Komponenta

Velmi zjednodušeně se jedná o soubor. Každý dokument se může skládat z více komponent.

Kvalifikovaná elektronická pečeť

Elektronická pečeť, která je vytvořena pomocí kvalifikovaného prostředku pro vytváření elektronických pečetí a která je založena na kvalifikovaném certifikátu pro elektronickou pečeť. Není spjata s konkrétní fyzickou osobou.

Kvalifikovaný elektronický podpis

Elektronický podpis, který je vytvořen kvalifikovaným prostředkem pro vytváření elektronických podpisů a je založen na kvalifikovaném certifikátu pro elektronické podpisy.

Identifikátor datové schránky (ID DS)

Označení (adresa) datové schránky, slouží k jednoznačné identifikaci datové schránky; není zaměnitelný s jiným identifikátorem využívaným orgány veřejné moci.

Informační systém datových schránek („ISDS“)

Je informační systém, který slouží pro doručování dokumentů úředního charakteru elektronickou formou mezi datovými schránkami.

Jednoznačný identifikátor

Označení dokumentu, které zajišťuje jeho nezaměnitelnost. Jednoznačným identifikátorem může být např. č. j. nebo „PID“ (unikátní identifikátor, který je v eSSL GINIS přidělován dokumentům i jiným entitám).

Jmenný rejstřík

Samostatná funkční část evidenční pomůcky určená pro zpracování údajů o odesílatelích a adresátech dokumentů evidovaných v evidenční pomůcce a jiných osobách, jichž se evidované dokumenty týkají.

Metadata

Data popisující souvislosti, obsah a strukturu dokumentů a spisů a jejich správu v průběhu času, tj. soubor informací o dokumentu, pořizovaný zčásti manuálně (účastníky spisové služby), zčásti elektronickým systémem spisové služby.

Podatelna

Pracoviště, které zajišťuje příjem a prvotní evidenci. Centrální podatelna je umístěna na rektorátu UJEP a zajišťuje také předávání dokumentů na jednotlivé součásti UJEP a vypravování zásilek (tzn. funguje také jako výpravna).

Příruční registratura

Místo, které slouží k ukládání živé spisové agendy potřebné pro provozní činnost zaměstnanců. Dokumenty jsou zde uloženy zpravidla po dobu 1 až 2 let od jejich vzniku nebo vyřízení.

Samostatná evidence dokumentů („SED“)

Informační systém spravující dokumenty paralelně mimo eSSL. Dokumenty v samostatné evidenci dokumentů se označují evidenčním číslem. Samostatná evidence dokumentů může být vedena v elektronické i listinné podobě. Na dokumenty a spisy v těchto evidencích se také vztahují zásady výkonu spisové služby.

SIP balíček („Submission Information Package“)

Informační balíček určený mj. k přenosu metadat a digitálních dokumentů do Národního digitálního archivu během elektronické skartace.

Skartační lhůta

Počet let, během nichž musí být dokument uložen na UJEP. Skartační lhůta počíná běžet dnem 1. ledna následujícího roku po spouštěcí události.

Skartační režim

Systém stanovený spisovým a skartačním plánem, který vymezuje dokumentům skartační lhůtu (včetně spouštěcí události) a určuje jejich skartační znak.

Skartační řízení

Postup, při kterém se vyřazují dokumenty, jimž uplynuly skartační lhůty a jsou nadále nepotřebné pro činnost UJEP, a razítka vyřazená z evidence. Bez řádného skartačního řízení není možné dokumenty nebo spisy skartovat.

Skartační znak

Označení dokumentu, podle něhož se dokument posuzuje ve skartačním řízení. Při výběru dokumentů v rámci skartačního řízení není skartační znak pro provádějící archiv závazný. Skartační znaky pro jednotlivé dokumenty stanovuje spisový a skartační plán:

• Skartační znak „A“ označuje dokument nebo spis trvalé hodnoty (archiválie), který je po uplynutí skartační lhůty navržen k uložení do archivu;
• Skartační znak „S“ označuje dokument nebo spis bez trvalé hodnoty, který je po uplynutí skartační lhůty navržen ke zničení.

Spis

Uspořádaný soubor dokumentů, vzniklých při jednání o jedné věci nebo vztahující se k jedné věci, navzájem spolu věcně i evidenčně souvisejících.

Spisovna

Místo k ukládání, vyhledávání a předkládání dokumentů a k provádění skartačního řízení.

Spisový a skartační plán

Spisovým a skartačním plánem se rozumí souhrn věcných skupin a součástí typového spisu platných v časovém období (časový řez), doplněný o skartační režimy. Spisový a skartační plán je přílohou Spisového řádu.

Spisový uzel

Místo, na kterém pověřený pracovník zajišťuje spisovou službu pro příslušnou organizační jednotku, případně skupinu organizačních jednotek v celé šíři činností a s pomocí eSSL.

Spisový znak

Označení, které zařazuje dokumenty do věcných skupin pro účely jejího budoucího vyhledávání, ukládání a vyřazování.

Spouštěcí událost

Okamžik rozhodný pro počátek plynutí skartační lhůty. Není-li ve spisovém a skartačním plánu stanoveno jinak, je spouštěcí událostí vyřízení a uzavření spisu.

Stejnopis

Jedno ze shodných násobných vyhotovení dokumentu nesoucí s tímto dokumentem shodné autentizační prvky; za shodné násobné vyhotovení dokumentu v analogové podobě se považuje rovněž doslovně shodné vyhotovení dokumentu v digitální podobě, pokud autentizační prvky k nim připojila tatáž osoba.

Výkon spisové služby

Zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti UJEP, popřípadě z činnosti jejích právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.