FAQ
Proč musím používat systém spisové služby (GINIS)?
Výkon spisové služby je povinnost, kterou má UJEP stanovenou tzv. Archivním zákonem. Nesplnění povinností, které nám tento zákon a další příbuzná legislativa stanovuje pak může vyústit i v peněžní sankce.
Správné zpracování dokumentů podle zásad spisové služby má však i své výhody. Správně vedená spisová služba umožňuje přehlednou orientaci a dohledávání ve vlastních dokumentech a spisech, umožňuje některé procesy zjednodušit a případně do jisté míry i automatizovat.
Co vše musím evidovat?
Obecně platí, že každý dokument, který byl na UJEP doručen nebo zde vznikl podléhá zásadám spisové služby.
Z tohoto pravidla je možné vyjmout několik typů písemností, které vzhledem k jejich povaze, není nutné evidovat. Jedná se např. o reklamní sdělení, prosté kopie pro vlastní potřebu, blahopřání či osobní poznámky. Kompletní seznam těchto písemností je rozepsaný ve Spisovém řádu (čl. 5 odst. 9).
Mohu zaevidovat více dokumentů pod jeden PID?
Ne. Každý dokument je nutné evidovat zvlášť, pod unikátními identifikátory (PID, č. j.).
(Přílohy jsou součástí dokumentu a tudíž jsou připojeny k dokumentu v rámci jednoho PID/č. j.)
Kdy musím založit spis?
Spis zakládá a uchovává zpravidla ta osoba, která bude dokumenty v něm spravovat v průběhu jejich vyřizování a následně je předává do spisovny.
Pokud tedy vytváříte dokument, který předáváte na jiné odd. nebo jiné osobě, u které tyto dokumenty zůstávají, není nutné na ně spis zakládat.
V každém případě musí být dokument před svým vyřízením vložen do spisu.
Které dokumenty patří do spisu?
Každý dokument musí být před jeho vyřízením vložen do spisu. To zajistí osoba, která spis a jeho obsah uchovává (viz předchozí otázka).
Do spisu se slučují dokumenty, které se týkají jedné záležitosti.
Mohu mít jeden spis pro všechny mé dokumenty?
Ne. Je nutné rozlišovat spisy podle záležitostí, ke kterým vznikly. Spisy tedy mohou být založeny specificky pro studium studenta, dokumenty jednoho zaměstnance (osobní spisy), správní řízení apod.
Hromadné spisy jsou nežádoucí kvůli povinnosti zařazovat spisy pod spisové znaky (věcné skupiny dokumentů - "agendy") a jejich vhodnému vyřazování ve skartačním řízení.
Do určité míry je možné vytvářet spisy hromadnější povahy, a to např. u dokumentů, které vznikají periodicky v průběhu roku, nevznikají v souvislosti se správním řízením a většinou se nejedná o žádosti, které by vyžadovaly odpověď (např. žádosti podle zák. 106/1999 Sb. o svobodném přístupu k informacím, které by zakládaly vždy vlastní spis). Zde se jedná např. o zápisy z porad různých orgánů univerzity.
Kde uvidím dokumenty, které jsem předal/a na jiný spisový uzel?
Takový přehled GINIS nenabízí. Běžný náhled na dokumenty a spisy zobrazuje každé osobě primárně jen ty dokumenty, které má ve svém vlastnictví.
Ve většině případů (závisí na nastaveném přístupu na každém dokumentu/spisu) je možné dohledat alespoň základní informace o dokumentu, a to pokud znáte alespoň jeden z identifikátorů (PID/č. j.). Podle nich je pak možné dokumenty dohledat.
V GINIS zůstaly po mých předchůdcích nevyřízené dokumenty, musím s nimi něco dělat?
Ano.
Pokud se nejedná o situaci, kdy Vám byla přenechána živá agenda je to samozřejmě špatně. Ale i přes to je nutné se s pozůstalými dokumenty a spisy vypořádat podle zásad spisové služby.