Návody - Spisová služba
Níže naleznete stručné popisy základních úkonů v systému GINIS a příslušné návody (video i pdf) ke stažení.
Základní úkony v GINIS - komplet
Soubor:Návod GINIS - UJEP kompendium.docx
Jednotlivé kroky
Zal. vlastního dokumentu
Vlastní dokument je každý dokument, který byl vytvořen zaměstnancem UJEP a dle směrnice podléhá evidenci. Dokument by měl vzniknout primárně jako digitální, je ovšem možné založit dokument v pouze analogové podobě.
Pro vytvoření analogového dokumentu stačí založit jeho evidenci v GINIS a získané identifikátory (č. j. a PID) přenést na dokument. Soubor:Založení vl. dokumentu - analog.mp4 Soubor:Vlastní dokument - digitální.mp4 Pro vytvoření digitálního dokumentu postupujte podle návodu výše - založte evidenci dokumentu v GINIS a následně navíc doplňte soubor s daným dokumentem (případně další přílohy).
Zal. cizího dokumentu
Cizím dokumentem se rozumí dokument, který byl na UJEP doručen. Tyto dokumenty nejčastěji přichází přes podatelnu, může je ale zaevidovat i běžný uživatel. Na rozdíl od vlastního dokumentu, je zde nutné vyplnit odesílatele a způsob doručení dokumentu na UJEP.
Zal. spisu z iniciačního dokumentu
Spis lze založit přes iniciační dokument (tedy první dokument, který vznikl v dané záležitosti). Tímto způsobem se založí spis a iniciační dokument se do něj okamžitě vloží.Soubor:Založení spisu z dokumentu.mp4
Zal. prázdného spisu
V případě, že předpokládáte vznik spisu, lze založit spis prázdný. Do něj se pak budou vkládat jednotlivé dokumenty, které vzniknou ve věci, v níž byl spis založen.Soubor:Založení prázdného spisu.mp4
Vytvoření a odeslání zásilky (pošta a datová schránka)
Dokumenty se nejčastěji odesílají poštou nebo datovou schránkou. V obou případech je nutné založit zásilku. Zásilka je v GINIS entita, která vzniká přímo z dokumentu a je nezbytná pro odeslání dokumentu adresátům (na podatelnu se dostane pouze zásilka, nikoliv celá evidence dokumentu). V případě odesílání více adresátům vznikne na jednom dokumentu více zásilek, nikoliv více samostatně evidovaných dokumentů.Soubor:Vytvoření a odeslání zásilky - datová schránka.mp4Soubor:Vytvoření a odeslání zásilky - pošta.mp4
Předání dokumentu v rámci UJEP (redistribuce)
Tzv. redistribuce je souhrnný název pro vnitřní oběh dokumentů – předávání/přebírání mezi jednotlivými spisovými uzly. Předávání dokumentů probíhá dvěma způsoby – přes podatelnu nebo přímo. Při předání přes podatelnu se dokument pohybuje po přednastavených cestách; při přímém předání se dokument předá od předávajícího přímo k cílové osobě, bez mezikroků.Soubor:Předání dokumentu-spisu.mp4