Návody - Spisová služba
Níže naleznete stručné popisy základních úkonů v systému GINIS a příslušné návody (video i pdf) ke stažení.
Základní úkony v GINIS - komplet
Soubor:Návod GINIS - UJEP kompendium.docx
Jednotlivé kroky
Zal. vlastního dokumentu
Vlastní dokument je každý dokument, který byl vytvořen zaměstnancem UJEP a dle směrnice podléhá evidenci. Dokument by měl vzniknout primárně jako digitální, je ovšem možné založit dokument v pouze analogové podobě.
Pro vytvoření analogového dokumentu stačí založit jeho evidenci v GINIS a získané identifikátory (č. j. a PID) přenést na dokument. Soubor:Založení vl. dokumentu - analog.mp4
Pro vytvoření digitálního dokumentu postupujte podle návodu výše - založte evidenci dokumentu v GINIS a následně navíc doplňte soubor s daným dokumentem (případně další přílohy).Soubor:Vlastní dokument - digitální.mp4
Zal. cizího dokumentu
Cizím dokumentem se rozumí dokument, který byl na UJEP doručen. Tyto dokumenty nejčastěji přichází přes podatelnu, může je ale zaevidovat i běžný uživatel. Na rozdíl od vlastního dokumentu, je zde nutné vyplnit odesílatele a způsob doručení dokumentu na UJEP.
Zal. spisu z iniciačního dokumentu
Spis lze založit přes iniciační dokument (tedy první dokument, který vznikl v dané záležitosti). Tímto způsobem se založí spis a iniciační dokument se do něj okamžitě vloží.Soubor:Založení spisu z dokumentu.mp4
Zal. prázdného spisu
V případě, že předpokládáte vznik spisu, lze založit spis prázdný. Do něj se pak budou vkládat jednotlivé dokumenty, které vzniknou ve věci, v níž byl spis založen.Soubor:Založení prázdného spisu.mp4
Vytvoření a odeslání zásilky (pošta a datová schránka)
Dokumenty se nejčastěji odesílají poštou nebo datovou schránkou. V obou případech je nutné založit zásilku. Zásilka je v GINIS entita, která vzniká přímo z dokumentu a je nezbytná pro odeslání dokumentu adresátům (na podatelnu se dostane pouze zásilka, nikoliv celá evidence dokumentu). V případě odesílání více adresátům vznikne na jednom dokumentu více zásilek, nikoliv více samostatně evidovaných dokumentů.Soubor:Vytvoření a odeslání zásilky - datová schránka.mp4Soubor:Vytvoření a odeslání zásilky - pošta.mp4
Předání dokumentu v rámci UJEP (redistribuce)
Tzv. redistribuce je souhrnný název pro vnitřní oběh dokumentů – předávání/přebírání mezi jednotlivými spisovými uzly. Předávání dokumentů probíhá dvěma způsoby – přes podatelnu nebo přímo. Při předání přes podatelnu se dokument pohybuje po přednastavených cestách; při přímém předání se dokument předá od předávajícího přímo k cílové osobě, bez mezikroků.Soubor:Předání dokumentu-spisu.mp4
Předávání lze ze strany přebírajícího iniciovat (viz návod výše), tím se dokument rovnou dostane k další osobě (přebírajícímu). Tímto způsobem rozděluje dokumenty podatelna, proto není třeba u dokumentů/spisů z podatelny zpravidla provádět převzetí. V případě, že předávající neiniciuje předání, ale pouze dokumenty zadá do redistribuce, je nutné je uživatelem převzít, aby s nimi mohl dále pracovat.Soubor:Převzetí dokumentu spisu.mp4
Vyřízení a uzavření spisu
K vyřízení a uzavření spisu dochází poté, co byla záležitost, ke které spis vznikl, vyřízena případně na konci roku (např. u spisů zápisů z porad, které vznikly specificky pro daný kalendářní rok). Jedná se o důležitý krok v rámci spisové služby, jelikož se tímto ve většině případů spouští skartační lhůta.
Kontrola metadat a jejich následná oprava
Kontrola metadat je činnost, která proběhne buď automaticky během uzavírání a vyřizování spisu nebo ji lze zpustit manuálně. Je určena pro kontrolu vyplnění povinných metadat a správnosti formátů.
Změna datového formátu ("ZDF")
Akce, která umožňuje v GINIS převést vložené soubory do formátů vhodných pro dlouhodobé uchování (tzv. výstupní datové formáty). Bez převedení souborů do správných formátů (pomocí ZDF) není možné spisy následně předat do spisovny a provést elektronickou skartaci.