Návody - Spisová služba

Níže naleznete stručné popisy základních úkonů v systému GINIS a příslušné návody (video i pdf) ke stažení.

Základní úkony v GINIS - komplet

Soubor:Návod GINIS - UJEP kompendium.docx

Jednotlivé kroky

Zal. vlastního dokumentu

Vlastní dokument je každý dokument, který byl vytvořen zaměstnancem UJEP a dle směrnice podléhá evidenci. Dokument by měl vzniknout primárně jako digitální, je ovšem možné založit dokument v pouze analogové podobě.

Pro vytvoření analogového dokumentu stačí založit jeho evidenci v GINIS a získané identifikátory (č. j. a PID) přenést na dokument. Soubor:Založení vl. dokumentu - analog.mp4

Pro vytvoření digitálního dokumentu postupujte podle návodu výše - založte evidenci dokumentu v GINIS a následně navíc doplňte soubor s daným dokumentem (případně další přílohy).Soubor:Vlastní dokument - digitální.mp4

Zal. cizího dokumentu

Cizím dokumentem se rozumí dokument, který byl na UJEP doručen. Tyto dokumenty nejčastěji přichází přes podatelnu, může je ale zaevidovat i běžný uživatel. Na rozdíl od vlastního dokumentu, je zde nutné vyplnit odesílatele a způsob doručení dokumentu na UJEP.

Zal. spisu z iniciačního dokumentu

Spis lze založit přes iniciační dokument (tedy první dokument, který vznikl v dané záležitosti). Tímto způsobem se založí spis a iniciační dokument se do něj okamžitě vloží.Soubor:Založení spisu z dokumentu.mp4

Zal. dokumentu přímo do spisu

V případě, že je v rámci řešené záležitosti již založen spis, je možné použít funkci pro zal. dokumentu přímo do daného spisu. Není nutné tedy dokument následně do spisu vkládat manuálně. Tímto způsobem zároveň dokument převezme některé údaje, které již byly uvedeny na spisu (např. spisový znak).

Zal. prázdného spisu

V případě, že předpokládáte vznik spisu, lze založit spis prázdný. Do něj se pak budou vkládat jednotlivé dokumenty, které vzniknou ve věci, v níž byl spis založen.Soubor:Založení prázdného spisu.mp4

Vložení a vyjmutí dokumentu do/ze spisu

Každý dokument (který uživatel ukládá u sebe - neplatí tedy pro situace, kdy se dokument předá k vyřízení a uložení na jiné místo) musí být vložen do spisu. V případě zařazení do špatného spisu je vždy možné dokument z nevyřízeného spisu vyjmout a a znovu ho vložit správně.

Vytvoření a odeslání zásilky (pošta a datová schránka)

Dokumenty se nejčastěji odesílají poštou nebo datovou schránkou. V obou případech je nutné založit zásilku. Zásilka je v GINIS entita, která vzniká přímo z dokumentu a je nezbytná pro odeslání dokumentu adresátům (na podatelnu se dostane pouze zásilka, nikoliv celá evidence dokumentu). V případě odesílání více adresátům vznikne na jednom dokumentu více zásilek, nikoliv více samostatně evidovaných dokumentů.Soubor:Vytvoření a odeslání zásilky - datová schránka.mp4Soubor:Vytvoření a odeslání zásilky - pošta.mp4

Předání dokumentu v rámci UJEP (redistribuce)

Tzv. redistribuce je souhrnný název pro vnitřní oběh dokumentů – předávání/přebírání mezi jednotlivými spisovými uzly. Předávání dokumentů probíhá dvěma způsoby – přes podatelnu nebo přímo. Při předání přes podatelnu se dokument pohybuje po přednastavených cestách; při přímém předání se dokument předá od předávajícího přímo k cílové osobě, bez mezikroků.Soubor:Předání dokumentu-spisu.mp4

Předávání lze ze strany přebírajícího iniciovat (viz návod výše), tím se dokument rovnou dostane k další osobě (přebírajícímu). Tímto způsobem rozděluje dokumenty podatelna, proto není třeba u dokumentů/spisů z podatelny zpravidla provádět převzetí. V případě, že předávající neiniciuje předání, ale pouze dokumenty zadá do redistribuce, je nutné je uživatelem převzít, aby s nimi mohl dále pracovat.Soubor:Převzetí dokumentu spisu.mp4

Vyřízení a uzavření spisu

K vyřízení a uzavření spisu dochází poté, co byla záležitost, ke které spis vznikl, vyřízena případně na konci roku (např. u spisů zápisů z porad, které vznikly specificky pro daný kalendářní rok). Jedná se o důležitý krok v rámci spisové služby, jelikož se tímto ve většině případů spouští skartační lhůta.

Kontrola metadat a jejich následná oprava

Kontrola metadat je činnost, která proběhne buď automaticky během uzavírání a vyřizování spisu nebo ji lze zpustit manuálně. Je určena pro kontrolu vyplnění povinných metadat a správnosti formátů.

Změna datového formátu ("ZDF")

Akce, která umožňuje v GINIS převést vložené soubory do formátů vhodných pro dlouhodobé uchování (tzv. výstupní datové formáty). Bez převedení souborů do správných formátů (pomocí ZDF) není možné spisy následně předat do spisovny a provést elektronickou skartaci.